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Datenverarbeitung-Kanzlei/Notarin

Hinweise zur Datenverarbeitung – Rechtsanwaltskanzlei Ines Behrens

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortliche: Rechtsanwältin und Notarin Ines Behrens, Hauptstr. 47, 21709 Himmelpforten, Deutschland Email: ra@ines-behrens.de Telefon: +49 (0)4144/698300 Fax: +49 (0)4144/6983030

Der externe Datenschutzbeauftragte der Rechtsanwältin und Notarin Ines Behrens (Rechtsanwalt Marco Betke) ist unter der o.g. Anschrift der Rechtsanwältin und Notarin Ines Behrens, zu Hd. Frau Rechtsanwältin und Notarin Behrens bzw. per E-Mail unter ra@ines-behrens.de, erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie uns beauftragen, erheben wir folgende Informationen:

  • Anrede, Vorname, Nachname
  • Geburtsdatum
  • Familienstand
  • postalische Anschrift
  • ggf. Telefonnummer (Festnetz und Mobilfunk)
  • ggf. Staatsangehörigkeit
  • ggf. Telefaxnummer
  • ggf. E-Mail-Adresse
  • ggf. Bankverbindung
  • ggf. Rechtsschutzversicherung: Name, Versicherungsscheinnummer, Versicherungs-nehmer, Höhe der Selbstbeteiligung
  • ggf. Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind
  • ggf. Geburtenregisternummer
  • ggf. Steueridentifikationsnummer
  • ggf. Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie
  • ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten (Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit)

Außerdem werden ggf. Daten aus öffentlichen Registern, zum Beispiel Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern verarbeitet.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

  • um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
  • um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
  • zur Korrespondenz mit Ihnen;
  • zur Rechnungsstellung;
  • zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;
  • zur möglichen Weiterleitung von Fremdgeld;
  • um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten durchzuführen
    – zur Erstellung von Urkundsentwürfen
    – zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften
    – zur Durchführung von Beratungen

Die Datenverarbeitung im Rahmen der anwaltlichen Tätigkeit erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Die Amtstätigkeit als Notarin erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 e DSGVO).
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für Notare geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für die Notarin zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäftes abgelehnt werden müsste.

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet und gespeichert.
Nach § 5 Abs. 1 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern sie nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB, Geldwäschegesetz und AO) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zwecke der Kollisionsprüfung zu einer längere Speicherung verpflichtet ist.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

a) Tätigkeit als Rechtsanwältin

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

b) Tätigkeit als Notarin
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

4. Betroffenenrechte/Widerspruchsrecht

Sie haben folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung nach Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten nach Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten nach Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen nach Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Unterrichtung nach Art. 19 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertragsverhältnis besteht nach Art. 20 DSGVO
  • Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
  • Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an ra@ines-behrens.de

5. Datensicherheit

Wir informieren Sie hiermit darüber, dass mit einer Datenübertragung über das Internet (E-Mail, Datenübertragung aus Formularen auf der Homepage o. ä.) Sicherheitsrisiken verbunden sind; insbesondere können die Wege, die eine E-Mail durch das Internet nimmt, teilweise weder nachvollzogen noch abgesichert werden, so dass es grundsätzlich zu einem Zugriff Dritter auf die Daten, Datenverlust, Virenübertragung, Übersendungsfehler, Übersendungsausfälle sowie Veröffentlichung der Daten etc. kommen kann.

Eine Verschlüsselung wird aus arbeitsablauftechnischen Gründen nur durch die SSL-Verschlüsselung durchgeführt. 

Auf das verstärkte Risiko der Übertragung von Viren bei Microsoft Word – Attachments bei der Versendung von E-Mails und Anfragen über das Kontaktformular wird hingewiesen. 

Hinweise zur Datenverarbeitung – Notarin Ines Behrens

  1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notarin Ines Behrens mit Amtssitz in Himmelpforten. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an meinen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Rechtsanwalt Marco Betke, c/o Rechtsanwältin und Notarin Ines Behrens, Hauptstr. 47, 21709 Himmelpforten, E-Mail: ra@ines-behrens.de

  1. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

„  Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;

„  Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;

„  bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;

„  in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;

„  in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

  1. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notarin bin ich Trägerin eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

  1. An wen gebe ich Daten weiter?

Als Notarin unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiterinnen und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

  1. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

  1. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungs-pflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

„  Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,

„  Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,

„  Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

  1. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben folgende Rechte:

„  Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung nach Art. 15 DSGVO

„  Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten nach Art. 16 DSGVO

„  Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten nach Art. 17 DSGVO

„  Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen nach Art. 18 DSGVO

„  Recht auf Unterrichtung nach Art. 19 DSGVO

„  Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertragsverhältnis besteht nach Art. 20 DSGVO

„  Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

„  Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

„  Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an ra@ines-behrens.de

  1. Datensicherheit

Wir informieren Sie hiermit darüber, dass mit einer Datenübertragung über das Internet (E-Mail, Datenübertragung aus Formularen auf der Homepage o. ä.) Sicherheitsrisiken verbunden sind; insbesondere können die Wege, die eine E-Mail durch das Internet nimmt, teilweise weder nachvollzogen noch abgesichert werden, so dass es grundsätzlich zu einem Zugriff Dritter auf die Daten, Datenverlust, Virenübertragung, Übersendungsfehler, Übersendungsausfälle sowie Veröffentlichung der Daten etc. kommen kann.

Eine Verschlüsselung wird aus arbeitsablauftechnischen Gründen nur durch die SSL-Verschlüsselung durchgeführt.

Auf das verstärkte Risiko der Übertragung von Viren bei Microsoft Word – Attachments bei der Versendung von E-Mails und Anfragen über das Kontaktformular wird hingewiesen.